সময় ট্র্যাকিং
একটি ম্যাটারে বিলযোগ্য এবং অবিলযোগ্য কাজের সময় ট্র্যাক করুন। Flow প্রতিটি এন্ট্রির মূল্য ম্যাটারের মুদ্রায় সঠিক রেট অনুযায়ী নির্ধারণ করে এবং আপনার পরবর্তী চালানের জন্য প্রস্তুত করে ম্যাটারের অবিলকৃত কাজের সাথে যোগ করে।
প্রতিটি ম্যাটারে সময় ট্র্যাকিংয়ের ফিচারটি রয়েছে Billing ট্যাব → Time-এর অধীনে।
সময় লিপিবদ্ধ করা (Logging Time)#
একটি ম্যাটার খুলুন, Billing ট্যাবে যান এবং Add time-এ ক্লিক করুন। আপনি ম্যাটারের শীর্ষে থাকা Log time, অথবা Home পেজের Log time ব্যবহার করে ম্যাটারটি নির্বাচন করতে পারেন। প্রতিটি এন্ট্রিতে যা থাকে:
- Date: ডিফল্ট হিসেবে আপনার ডিভাইসের আজকের তারিখ। একদিনের বেশি অগ্রিম তারিখ গ্রহণ করা হয় না
- Duration: আপনি যেভাবে চিন্তা করেন সেভাবেই টাইপ করুন।
1h30,1 h 30,90 min,1.5,1,5,1.5h,1:30এবং2 heures—সবই কাজ করে, এবং সাধারণ একটি সংখ্যার অর্থ হলো ঘণ্টা। একটি এন্ট্রিতে সর্বোচ্চ ১৪ দিন পর্যন্ত রাখা যায় - Narrative: ক্লায়েন্ট চালানে যে বিবরণটি দেখতে পান
- Billable: এটি New time billable by default (Settings → Invoicing & rates)-এ করা সেটিংস অনুযায়ী সক্রিয় বা নিষ্ক্রিয় থাকে। অভ্যন্তরীণ কাজের জন্য এটি বন্ধ রাখুন। অবিলযোগ্য সময় আলাদাভাবে গণনা করা হয় এবং চালানে কখনো যোগ করা হয় না
- Rate override: নিচের রেটের নিয়মগুলো ব্যবহার করতে এটি Auto-তে রাখুন, অথবা ম্যাটারের মুদ্রায় একটি রেট টাইপ করুন। প্রো বোনো কাজের জন্য
0দেওয়া অনুমোদিত
Save entry-তে ক্লিক করুন। কেবল 'ভিউয়ার' ব্যতীত সকলেই সময় যোগ করতে পারবেন। আপনি আপনার নিজের এন্ট্রিগুলো বিল তৈরি না হওয়া পর্যন্ত সম্পাদনা বা মুছে ফেলতে পারবেন; কোনো এন্ট্রি একবার ইস্যু করা চালানে চলে গেলে তা লক হয়ে যায়। ওনার এবং অ্যাডমিনরা স্ক্রিন থেকে কোনো সহকর্মীর সময়ের এন্ট্রি সম্পাদনা বা মুছে ফেলতে পারবেন না, তাই সংশ্লিষ্ট সহকর্মীকে তা সংশোধন করতে বলুন।
টাইমার#
হাতে সময় লেখার পরিবর্তে, ম্যাটারের Time ট্যাবে Start timer-এ ক্লিক করুন। আপনি একবারে একটি টাইমার চালাতে পারেন। এটি চালু থাকা অবস্থায়, প্রতিটি পেজের শীর্ষে থাকা একটি বারে ম্যাটার, অতিবাহিত সময় এবং Stop & save প্রদর্শিত হয়, যাতে অ্যাপের ভেতরে যেখানেই যান না কেন এটি হারিয়ে না যায়।
বারে অথবা ম্যাটারে থাকা Stop & save-এ ক্লিক করলে অতিবাহিত সময় পূরণ থাকা অবস্থায় Stop timer and save ডায়ালগটি খুলবে। সময় সামঞ্জস্য করুন, বিবরণটি লিখুন, তারপর:
- Save entry টাইমার থামায় এবং একই সাথে এন্ট্রিটি সংরক্ষণ করে
- Keep running ডায়ালগটি বন্ধ করে এবং টাইমার চালু রাখে
- Discard timer আপনার নিশ্চিতকরণ জানতে চায়, তারপর সময়টি বাতিল করে দেয়
কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে বন্ধ করা টাইমার এক মিনিট হিসেবে সেভ হয়। ১৪ দিনের বেশি সময় ধরে চালু থাকা টাইমার যেভাবে আছে সেভাবে সেভ করা যায় না: আপনি প্রকৃতপক্ষে যত সময় কাজ করেছেন তা ইনপুট দিন। টাইমারটি যদি ইতিমধ্যে অন্য কোথাও বন্ধ করা হয়ে থাকে (উদাহরণস্বরূপ, অন্য কোনো ট্যাবে), তবে কিছুই সেভ হবে না এবং Flow আপনাকে তা জানিয়ে দেবে।
এআই দিয়ে খসড়া তৈরি (Draft with AI)#
সময় লিপিবদ্ধ করার ডায়ালগে, Narrative-এ একটি সাধারণ নোট টাইপ করুন, তারপর Draft with AI-তে ক্লিক করুন। Flow প্রাসঙ্গিকতার জন্য ম্যাটারের শিরোনাম ও বিবরণ ব্যবহার করে নোটটিকে একটি পরিচ্ছন্ন বিলিং বিবরণে রূপান্তরিত করে। সংরক্ষণের আগে আপনি ফলাফলটি পর্যালোচনা ও সম্পাদনা করতে পারেন, এবং এআই খসড়া দিয়ে সংরক্ষিত এন্ট্রিগুলোতে একটি AI ব্যাজ প্রদর্শিত হয়। এটি এআই ক্রেডিট ব্যবহার করে।
রেট কীভাবে নির্ধারিত হয়#
রেট যখন Auto-তে থাকে, তখন Flow বিদ্যমান সবচেয়ে নির্দিষ্ট রেটটি ব্যবহার করে:
১. এন্ট্রির Rate override-এ টাইপ করা একটি রেট ২. সেই ফি উপার্জনকারীর (fee earner) জন্য ক্লায়েন্টের নির্ধারিত রেট ৩. ক্লায়েন্টের ডিফল্ট রেট ৪. ফি উপার্জনকারীর স্টাফ রেট ৫. ফার্মের ডিফল্ট প্রতি ঘণ্টার রেট
ওনার এবং অ্যাডমিনরা Settings → Invoicing & rates-এ ফার্মের ডিফল্ট রেট, মুদ্রা এবং স্টাফ রেট নির্ধারণ করেন। ক্লায়েন্টের রেটগুলো ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠায়, Billing rates কার্ডে সেট করা হয় (দেখুন Client Accounts)।
একটি রেট শুধুমাত্র তার নিজস্ব মুদ্রার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। ফার্ম এবং স্টাফ রেটগুলো ফার্মের মুদ্রায় থাকে, এবং ক্লায়েন্টের রেটগুলো ক্লায়েন্টের মুদ্রায় থাকে। যদি কোনো ম্যাটার পাউন্ডে বিল করে কিন্তু আপনার রেটগুলো ইউরোতে থাকে, তবে এর সময়টিতে Needs rate দেখাবে এবং একটি ব্যানারেও তা জানানো হবে; Flow কখনোই €২৫০ রেটকে £২৫০ হিসেবে দেখায় না। সেই মুদ্রায় ক্লায়েন্ট রেট নির্ধারণ করুন, অথবা প্রতিটি এন্ট্রিতে রেট ওভাররাইড টাইপ করুন।
আপনি যখন সময় লিপিবদ্ধ করেন তখনই এন্ট্রিতে রেটটি সংরক্ষিত হয়ে যায়, তাই পরবর্তীতে রেট পরিবর্তন করলে অতীতের সময়ের মূল্য পরিবর্তন হয় না। কোনো একটি এন্ট্রির মূল্য পুনরায় নির্ধারণ করতে, একটি রেট ওভাররাইড টাইপ করুন।
ইনক্রিমেন্ট এবং রাউন্ডিং#
Settings → Invoicing & rates-এ গিয়ে আপনি Billing increment (১ মিনিট, ৬ মিনিট বা ১৫ মিনিট) এবং Rounding (Round up, Nearest, অথবা No rounding) নির্ধারণ করতে পারেন। আপনি যখন এন্ট্রিটি সেভ করেন তখন বিলযোগ্য সময়কে ইনক্রিমেন্ট অনুযায়ী রাউন্ড করা হয়, এবং আপনি প্রকৃতপক্ষে যত সময় কাজ করেছেন তাও সংরক্ষিত থাকে। ৬ মিনিট রাউন্ড আপ হিসেবে নির্ধারিত থাকলে, ৭ মিনিটকে ০.২ ঘণ্টা হিসেবে বিল করা হয়।
এন্ট্রি স্ট্যাটাস#
| স্ট্যাটাস | অর্থ |
|---|---|
| Draft | লিপিবদ্ধ করা হয়েছে, এখনও বিল বা চালান করা হয়নি। এটি বিলযোগ্য হলে, রেট থাকলে এবং ম্যাটারের মুদ্রায় হলে পরবর্তী চালানে যুক্ত হবে। ড্রাফট চালানের সাথে এর কোনো সম্পর্ক নেই |
| Billed | ইস্যু করা চালানে রয়েছে এবং লক করা হয়েছে। সেই চালানটি বাতিল করা হলে এন্ট্রিটি আবার অবিলকৃত অবস্থায় ফিরে যায় |
Flow-তে Approved এবং Written off স্ট্যাটাসও রয়েছে, কিন্তু অ্যাপটিতে সেগুলো নির্ধারণ করার কোনো বোতাম নেই, তাই আপনি এগুলো খুব কমই দেখতে পাবেন। অনুমোদিত (Approved) সময় ড্রাফট সময়ের মতোই বিল করা হয়।
অবিলকৃত কাজ (Unbilled Work)#
Time ট্যাব ম্যাটারের চলমান মোট হিসাব প্রদর্শন করে:
- Unbilled time: রাউন্ডিংয়ের পরে, ইস্যু করা চালানে এখনও অন্তর্ভুক্ত না হওয়া বিলযোগ্য ঘণ্টা
- Unbilled value: প্রতিটি এন্ট্রিতে সংরক্ষিত রেট অনুযায়ী সেই সময়ের আর্থিক মূল্য। অন্য মুদ্রায় রেকর্ড করা সময় এর পাশে দেখানো হয়, কখনোই একসাথে যোগ করা হয় না
- Non-billable: অবিলযোগ্য হিসেবে লিপিবদ্ধ করা ঘণ্টা
অবিলকৃত সময় এবং খরচ একত্রে মিলে ম্যাটারের চলমান কাজ (WIP বা work in progress) গঠিত হয়, যা থেকে চালান তৈরি করা হয়। দেখুন Invoicing।
Lawzana Flow-এর নিজস্ব পেমেন্ট, আপনার সাবস্ক্রিপশন এবং সিটের ফি কীভাবে পরিশোধ করবেন তা খুঁজছেন? সেটি Billing & Plans-এ বিস্তারিত আলোচনা করা হয়েছে।