Pelacakan Waktu

Lacak waktu yang dapat ditagih (billable) dan tidak dapat ditagih (non-billable) pada suatu perkara. Flow menetapkan harga setiap entri dengan tarif yang tepat, dalam mata uang perkara tersebut, lalu menambahkannya ke pekerjaan belum ditagih pada perkara, siap untuk faktur Anda berikutnya.

Pelacakan waktu berada di setiap perkara di bawah tab Billing → Time.

Mencatat Waktu#

Buka suatu perkara, buka tab Billing, lalu klik Add time. Anda juga dapat menggunakan Log time di bagian atas halaman perkara, atau Log time di halaman Beranda lalu pilih perkaranya. Setiap entri memiliki:

Date: secara default adalah hari ini pada perangkat Anda. Tanggal yang lebih dari satu hari ke depan akan ditolak
Duration: ketik sesuai format yang Anda inginkan. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30, dan 2 heures semuanya dapat berfungsi, dan angka biasa berarti jam. Satu entri maksimal menampung 14 hari
Narrative: deskripsi yang dibaca klien pada faktur
Billable: dimulai dalam status aktif atau nonaktif sesuai pengaturan di New time billable by default (Settings → Invoicing & rates). Nonaktifkan untuk pekerjaan internal. Waktu yang tidak dapat ditagih dihitung secara terpisah dan tidak pernah ditagihkan
Rate override: biarkan pada opsi Auto untuk menggunakan aturan tarif di bawah ini, atau ketik tarif dalam mata uang perkara tersebut. Nilai 0 diizinkan untuk pekerjaan pro bono

Klik Save entry. Semua pengguna kecuali viewer dapat menambahkan waktu. Anda dapat mengedit atau menghapus entri Anda sendiri hingga waktu tersebut ditagihkan; setelah entri berada di faktur yang telah diterbitkan, entri tersebut akan terkunci. Owner dan admin tidak dapat mengedit atau menghapus entri waktu rekan kerja dari layar, jadi mintalah rekan kerja tersebut untuk memperbaikinya.

Dialog Add time dengan tanggal, durasi 1h30, narasi, tombol Billable aktif, dan Rate override pada Auto — Dialog Add time. "1h30" dibaca sebagai 1,5 jam.

Pengatur Waktu (Timer)#

Alih-alih memasukkan durasi secara manual, klik Start timer pada tab Time di perkara tersebut. Anda hanya dapat menjalankan satu pengatur waktu dalam satu waktu. Saat berjalan, bilah di bagian atas setiap halaman akan menampilkan perkara, waktu yang telah berlalu, dan tombol Stop & save, sehingga Anda tidak akan kehilangannya saat berpindah-pindah di dalam aplikasi.

Stop & save, baik di bilah atas maupun di halaman perkara, akan membuka dialog Stop timer and save dengan waktu berlalu yang sudah terisi otomatis. Sesuaikan durasi, tulis narasi, lalu:

Save entry menghentikan pengatur waktu dan menyimpan entri dalam satu langkah
Keep running menutup dialog dan membiarkan pengatur waktu tetap berjalan
Discard timer meminta konfirmasi Anda, lalu membuang catatan waktu tersebut

Pengatur waktu yang dihentikan dalam hitungan detik akan menyimpan durasi satu menit. Pengatur waktu yang dibiarkan berjalan lebih dari 14 hari tidak dapat disimpan apa adanya: masukkan waktu kerja Anda yang sebenarnya. Jika pengatur waktu telah dihentikan di tempat lain (misalnya di tab peramban lain), tidak ada yang disimpan dan Flow akan memberi tahu Anda.

Dialog Stop timer and save dengan durasi 45 min, narasi, serta tombol Discard timer, Keep running, dan Save entry — Stop timer and save: waktu yang telah berlalu terisi secara otomatis.

Tips

Jika pengatur waktu telah berjalan selama lebih dari 8 jam, bilah akan berubah menjadi merah dan menanyakan apakah Anda masih bekerja, membantu Anda mendeteksi pengatur waktu yang lupa dihentikan.

Menyusun Draf dengan AI#

Pada dialog entri waktu, ketik catatan kasar di Narrative, lalu klik Draft with AI. Flow akan mengubah catatan tersebut menjadi narasi penagihan yang rapi, menggunakan judul dan deskripsi perkara sebagai konteks. Anda dapat meninjau dan mengedit hasilnya sebelum menyimpan, dan entri yang disimpan dengan draf AI akan menampilkan lencana AI. Setiap draf menggunakan 0,5 kredit AI.

Cara Penentuan Tarif#

Saat tarif berada pada opsi Auto, Flow menggunakan tarif paling spesifik yang tersedia:

Tarif yang diketik pada Rate override di entri tersebut
Tarif klien untuk fee earner (penghasil biaya) tersebut
Tarif default klien
Tarif staf untuk fee earner tersebut
Tarif per jam default firma

Owner dan admin menetapkan tarif default firma, mata uang, dan tarif staf di Settings → Invoicing & rates. Tarif klien ditetapkan di halaman kontak klien, pada kartu Billing rates (lihat Akun Klien).

Suatu tarif hanya berlaku dalam mata uangnya sendiri. Tarif firma dan staf menggunakan mata uang firma, dan tarif klien menggunakan mata uang klien. Jika suatu perkara ditagih dalam pound dan tarif Anda dalam euro, waktu perkara tersebut akan menampilkan Needs rate dan spanduk pemberitahuan akan muncul; Flow tidak pernah mengubah label tarif €250 menjadi £250 secara otomatis. Tetapkan tarif klien dalam mata uang tersebut, atau ketik penggantian tarif (rate override) pada setiap entri.

Tarif disimpan pada entri saat Anda mencatatnya, sehingga perubahan tarif di kemudian hari tidak akan mengubah harga waktu yang sudah tercatat di masa lalu. Untuk mengubah harga satu entri, ketik penggantian tarif secara manual.

Catatan

Entri yang dapat ditagih tanpa tarif akan menampilkan status Needs rate dan tidak disertakan dalam faktur, alih-alih ditagih dengan nilai nol. Saat Settings → Invoicing & rates, Billing rates klien, atau Client currency disimpan, entri yang sebelumnya tidak memiliki tarif akan mendapatkan tarif, dan konfirmasi akan menyebutkan berapa banyak entri yang diperbarui.

Inkrement dan Pembulatan#

Di Settings → Invoicing & rates, Anda dapat mengatur Billing increment (1 menit, 6 menit, atau 15 menit) dan Rounding (Round up, Nearest, atau No rounding). Waktu yang dapat ditagih akan dibulatkan ke inkremen tersebut saat Anda menyimpan entri, dan waktu kerja Anda yang sebenarnya tetap disimpan. Pada pengaturan 6 menit yang dibulatkan ke atas (Round up), waktu 7 menit akan ditagihkan sebagai 0,2 jam.

Status Entri#

Status	Arti
Draft	Sudah dicatat, belum difakturkan. Entri ini akan masuk ke faktur berikutnya jika dapat ditagih, memiliki tarif, dan dalam mata uang perkara tersebut. Ini tidak ada hubungannya dengan draf faktur
Billed	Tercantum pada faktur yang telah diterbitkan dan terkunci. Jika faktur tersebut dibatalkan (void), entri akan kembali ke status belum ditagih

Flow juga memiliki status Approved dan Written off, tetapi tidak ada tombol untuk mengaturnya di dalam aplikasi, sehingga Anda akan jarang melihatnya. Waktu yang berstatus Approved akan ditagihkan sama seperti waktu Draft.

Tab Matter Time dengan waktu dan nilai yang belum ditagih di bagian atas serta entri bertanda Draft atau Billed — Tab Time: jam dan nilai yang belum ditagih di bagian atas, serta setiap entri beserta statusnya.

Pekerjaan Belum Ditagih#

Tab Time menampilkan total berjalan untuk perkara tersebut:

Unbilled time: jam yang dapat ditagih yang belum masuk ke faktur terbitan, setelah pembulatan
Unbilled value: nilai dari waktu tersebut berdasarkan tarif yang tersimpan pada setiap entri. Waktu yang dicatat dalam mata uang lain akan ditampilkan di sampingnya, tidak pernah digabungkan
Non-billable: jam yang dicatat sebagai tidak dapat ditagih

Waktu dan pengeluaran yang belum ditagih secara bersama-sama membentuk work in progress (WIP) perkara, yang menjadi dasar pembuatan faktur. Lihat Penagihan & Faktur.

Catatan

Pada perkara dengan kesepakatan biaya Flat fee atau Contingency, waktu tetap dicatat tetapi tidak pernah ditagihkan. Gunakan Hourly atau Hybrid jika waktu tersebut harus difakturkan.

Mencari informasi tentang cara membayar Lawzana Flow itu sendiri, langganan Anda, dan seat pengguna? Hal tersebut dibahas dalam Penagihan & Paket.