Otomasi
Otomasi memungkinkan Anda membuat aturan "ketika X terjadi, lakukan Y" yang berjalan secara otomatis. Fitur ini meniadakan tugas-tugas berulang dan memastikan alur kerja yang konsisten di seluruh firma Anda.
Cara Kerja Otomasi#
Setiap aturan otomasi memiliki tiga bagian:
- Pemicu (Trigger) — Peristiwa yang memulai otomasi
- Kondisi (Conditions) (opsional) — Filter yang harus terpenuhi agar otomasi dapat dijalankan
- Tindakan (Actions) — Apa yang terjadi ketika pemicu aktif dan kondisi terpenuhi
Pemicu#
| Pemicu | Aktif Saat |
|---|---|
| When a new lead arrives | Prospek baru masuk ke dalam sistem, dari saluran mana pun |
| When a lead changes stage | Prospek berpindah ke tahapan lain |
| When a lead becomes a matter | Prospek dikonversi menjadi perkara |
| When a lead completes intake | Prospek menyelesaikan formulir intake atau intake AI |
| When a matter is created | Perkara baru dibuat |
| When a matter changes stage | Perkara berpindah ke tahapan lain |
| When a matter is assigned | Perkara ditugaskan kepada seseorang |
| When a matter is closed | Perkara berpindah ke tahapan yang ditandai sebagai ditutup |
| When an email is received | Email yang diteruskan diarsipkan di bawah prospek atau perkara |
Kondisi#
Tambahkan kondisi opsional untuk mengontrol kapan otomasi dijalankan. Jika terdapat dua kondisi atau lebih, pilih Cocokkan semua kondisi (setiap kondisi harus cocok) atau salah satu kondisi (setidaknya satu kondisi harus cocok).
Setiap kondisi memilih bidang dari pemicu, seperti nama prospek, nama tahapan baru, judul perkara, atau nama klien.
Operator yang tersedia:
- Equals — Sama persis (misalnya, nama tahapan baru sama dengan "Consulted")
- Not Equals — Tidak sama
- Contains — Sebagian cocok, mengabaikan huruf besar/kecil (misalnya, judul perkara memuat "NDA")
Contoh kondisi:
- Nama tahapan baru sama dengan "Consulted" — Hanya aktif saat prospek berpindah ke Consulted
- Judul perkara memuat "Lease" — Hanya aktif untuk perkara dengan kata "Lease" pada judulnya
Tindakan#
Tindakan dijalankan secara berurutan ketika otomasi aktif. Pesan, subjek, dan judul dapat memuat detail dari peristiwa tersebut, seperti {{lead.name}}.
Pemberitahuan tentang prospek atau perkara hanya akan sampai kepada orang yang dapat membukanya. Jika anggota hanya dapat melihat catatan yang ditugaskan atau dibagikan kepada mereka (Visibilitas catatan di Tim dan peran), "semua anggota tim" berarti pemilik dan admin ditambah anggota-anggota tersebut. Suatu dinding etis mengecualikan siapa pun yang dibatasi olehnya.
1. Kirim Pemberitahuan Dalam Aplikasi#
Kirim pemberitahuan dalam aplikasi kepada tim Anda.
- Pilih penerima: pengguna yang ditugaskan, pembuat, atau semua anggota tim
- Tulis pesan pemberitahuan
- Pilih prioritas (Rendah, Normal, Tinggi, Mendesak)
- Pemberitahuan akan muncul di pusat pemberitahuan penerima
2. Kirim Pemberitahuan Email#
Kirim pemberitahuan email.
- Pilih penerima: pengguna yang ditugaskan, pembuat, atau semua anggota tim
- Tentukan subjek dan isi email
- Email akan terkirim saat otomasi berjalan
3. Buat Milestone#
Tambahkan satu milestone ke perkara.
- Tentukan judul milestone
- Tentukan tenggat waktu: 1, 2, 3, 5, 7, 14, atau 30 hari setelah peristiwa terjadi
- Pilih prioritas (Rendah, Sedang, Tinggi, Kritis)
4. Buat Checklist Milestone#
Tambahkan checklist milestone sekaligus — sangat berguna untuk alur kerja standar.
- Tentukan serangkaian milestone, masing-masing dengan judul, tenggat waktu, dan prioritas
- Semua milestone dibuat secara bersamaan
- Sangat cocok untuk checklist orientasi (misalnya, "Ketika prospek menjadi perkara, buat checklist orientasi standar")
Membuat Otomasi#
- Buka Pengaturan → Otomasi (pemilik dan admin)
- Klik Otomasi Baru
- Atur aturan:
- Nama — Berikan nama deskriptif untuk aturan tersebut (misalnya, "Checklist Intake untuk Litigasi")
- Deskripsi — Opsional
- Kapan (Pemicu) — Pilih kapan aturan akan aktif
- Jika (Kondisi) — Tambahkan filter secara opsional
- Maka (Tindakan) — Tambahkan satu atau beberapa tindakan secara berurutan
- Klik Buat Otomasi
Otomasi baru akan langsung aktif. Gunakan tombol alih di samping aturan untuk menjedanya kapan saja, dan aktifkan kembali saat Anda siap.
Templat Bawaan#
Klik Templat untuk memulai dari salah satu dari lima aturan siap pakai. Masing-masing aturan terbuka di editor sehingga Anda dapat menyesuaikannya sebelum menyimpan:
- Tindak Lanjut Prospek Baru — Ketika prospek baru masuk, beri tahu semua anggota tim dan kirim email ke pengguna yang ditugaskan
- Peringatan Prospek Situs Web/Zapier — Ketika prospek masuk dari Direktori Lawzana, situs web Anda, Zapier, halaman kontak, atau halaman pemesanan Anda, kirimkan peringatan mendesak di aplikasi kepada semua anggota tim
- Orientasi Klien Baru — Ketika prospek menjadi perkara, buat checklist orientasi 5 langkah
- Persiapan Tahap Discovery — Ketika perkara berpindah ke tahap Discovery, buat checklist persiapan dan beri tahu pengguna yang ditugaskan
- Checklist Penutupan Perkara — Ketika perkara ditutup, buat checklist penutupan untuk penyelesaian administratif
Status Aturan#
| Status | Arti |
|---|---|
| Aktif | Aturan sedang berjalan dan akan aktif saat peristiwa pemicu terjadi |
| Dijeda | Aturan tersedia tetapi tidak akan aktif hingga Anda menyalakannya kembali |
Riwayat Eksekusi#
Setiap otomasi dalam daftar menampilkan pemicunya, jumlah kondisi dan tindakan, berapa kali aturan telah berjalan, dan kapan terakhir kali dijalankan. Buka Riwayat Eksekusi dari menu aturan untuk melihat setiap eksekusi terkini dan apakah statusnya Menunda, Berjalan, Selesai, atau Gagal.
Fitur Keamanan#
- Circuit breaker — Jika suatu aturan gagal 5 kali berturut-turut, aturan tersebut akan dijeda secara otomatis untuk mencegah kegagalan berulang
- Orang yang membuat aturan akan diberi tahu saat aturan dijeda otomatis, disertai informasi kesalahan terakhir, sehingga Anda dapat memeriksa dan memperbaiki masalah tersebut