Otomasi

Otomasi memungkinkan Anda membuat aturan "jika X terjadi, lakukan Y" yang berjalan secara otomatis. Fitur ini menghilangkan tugas-tugas berulang dan memastikan alur kerja yang konsisten di seluruh firma Anda.

Cara Kerja Otomasi#

Setiap aturan otomasi memiliki tiga bagian:

1. Pemicu (Trigger): Peristiwa yang memulai otomasi
2. Kondisi (Conditions) (opsional): Filter yang harus terpenuhi agar otomasi berjalan
3. Tindakan (Actions): Apa yang terjadi saat pemicu aktif dan kondisi terpenuhi

Pemicu (Triggers)#

Kondisi (Conditions)#

Tambahkan kondisi opsional untuk mengontrol kapan otomasi berjalan. Jika terdapat dua kondisi atau lebih, pilih Match all conditions (setiap kondisi harus cocok) atau any condition (setidaknya satu kondisi harus cocok).

Setiap kondisi memilih bidang dari pemicu, seperti nama prospek, nama tahapan baru, judul perkara, atau nama klien.

Operator yang tersedia:

• Equals: Sama persis (misalnya, nama tahapan baru sama dengan "Consulted")
• Not Equals: Tidak sama dengan
• Contains: Cocok sebagian, mengabaikan huruf besar/kecil (misalnya, judul perkara memuat "NDA")

Contoh kondisi:

• Nama tahapan baru sama dengan "Consulted": hanya berjalan saat prospek berpindah ke Consulted
• Judul perkara memuat "Lease": hanya berjalan untuk perkara yang memiliki kata "Lease" dalam judulnya

Tindakan (Actions)#

Tindakan dijalankan secara berurutan saat otomasi aktif. Pesan, subjek, dan judul dapat memuat detail dari peristiwa tersebut, seperti {{lead.name}}.

Notifikasi mengenai prospek atau perkara hanya akan menjangkau orang-orang yang memiliki akses untuk membukanya. Jika anggota hanya dapat melihat data yang ditugaskan atau dibagikan kepada mereka (Visibilitas data di Tim dan peran), "semua anggota tim" berarti pemilik dan admin ditambah anggota-anggota tersebut. Pembatas etik (ethical wall) mengecualikan siapa pun yang dibatasi olehnya.

1. Send In-App Notification#

Kirim notifikasi di dalam aplikasi kepada tim Anda.

• Pilih penerima: pengguna yang ditugaskan, pembuat, atau semua anggota tim
• Tulis pesan notifikasi
• Pilih prioritas (Rendah, Normal, Tinggi, Mendesak)
• Notifikasi akan muncul di pusat notifikasi penerima

2. Send Email Notification#

Kirim notifikasi email.

• Pilih penerima: pengguna yang ditugaskan, pembuat, atau semua anggota tim
• Tentukan subjek dan isi email
• Email akan dikirim saat otomasi berjalan

3. Create a Milestone#

Tambahkan satu target capaian (milestone) ke perkara.

• Tentukan judul milestone
• Tentukan tenggat waktu: 1, 2, 3, 5, 7, 14, atau 30 hari setelah peristiwa
• Pilih prioritas (Rendah, Sedang, Tinggi, Kritis)

4. Create Checklist of Milestones#

Tambahkan daftar centang milestone sekaligus, untuk alur kerja standar.

• Tentukan serangkaian milestone, masing-masing dengan judul, tenggat waktu, dan prioritas
• Semua milestone dibuat secara bersamaan
• Sangat cocok untuk daftar centang orientasi (misalnya, "Saat prospek menjadi perkara, buat daftar centang orientasi standar")

5. Send Engagement Signing Reminder#

Kirimkan email berupa satu kali pengingat kepada setiap penandatangan yang belum menandatangani surat perjanjian kerja sama. Opsi ini hanya berfungsi dengan When an unsigned engagement reminder is due, dan pemicu tersebut hanya berfungsi dengan tindakan ini. Saat Anda mencentang Send one reminder after 7 days if unsigned saat mengirim surat untuk ditandatangani, Flow akan menambahkan aturan ini untuk Anda, dengan nama "Document signing reminder". Menjeda aturan ini akan menjeda pengingat tersebut. Surat yang sudah ditandatangani atau diperbarui, serta tautan portal yang dicabut, akan dilewati. Aturan ini tidak dihitung dalam batasan paket Free.

Membuat Otomasi#

1. Buka Pengaturan → Otomasi (pemilik dan admin)
2. Klik Otomasi Baru
3. Atur aturannya:
   • Nama: Berikan nama yang deskriptif untuk aturan tersebut (misalnya, "Daftar Centang Intake untuk Litigasi")
   • Deskripsi: Opsional
   • Kapan (Pemicu): Pilih kapan aturan akan berjalan
   • Jika (Kondisi): Tambahkan filter secara opsional
   • Maka (Tindakan): Tambahkan satu atau beberapa tindakan secara berurutan
4. Klik Buat Otomasi

Otomasi baru akan langsung aktif. Gunakan tombol sakelar di samping aturan untuk menjedanya kapan saja, dan aktifkan kembali saat Anda siap.

Templat Bawaan#

Klik Templat untuk memulai dari salah satu dari enam aturan siap pakai. Masing-masing templat akan terbuka di editor sehingga Anda dapat menyesuaikannya sebelum menyimpannya:

1. Engagement signing reminder: kirim satu pengingat setelah rentang waktu yang Anda pilih saat mengirim surat perjanjian kerja sama. Permintaan yang sudah ditandatangani, dibatalkan, dan dicabut akan dilewati
2. New Lead Follow-Up: Saat prospek baru masuk, beri tahu semua anggota tim dan kirim email ke pengguna yang ditugaskan
3. Website/Zapier Lead Alert: Saat prospek masuk dari Direktori Lawzana, situs web Anda, Zapier, halaman kontak, atau halaman pemesanan Anda, kirimkan peringatan mendesak di dalam aplikasi kepada semua anggota tim
4. New Client Onboarding: Saat prospek menjadi perkara, buat daftar centang orientasi 5 langkah
5. Discovery Stage Preparation: Saat perkara berpindah ke tahapan Pemeriksaan Alat Bukti (Discovery), buat daftar centang persiapan dan beri tahu pengguna yang ditugaskan
6. Matter Closure Checklist: Saat perkara ditutup, buat daftar centang penutupan untuk penyelesaian administratif

Status Aturan#

Riwayat Eksekusi#

Setiap otomasi dalam daftar menampilkan pemicunya, jumlah kondisi dan tindakan, berapa kali aturan telah berjalan, dan kapan terakhir kali dijalankan. Buka Riwayat Eksekusi dari menu aturan untuk melihat setiap eksekusi terbaru dan apakah statusnya Menunda, Berjalan, Selesai, atau Gagal.

Fitur Keamanan#

• Pemutus sirkuit (Circuit breaker): Jika aturan gagal 5 kali berturut-turut, aturan tersebut akan dijeda secara otomatis untuk mencegah kegagalan berulang
• Pembuat aturan akan diberi tahu saat aturan dijeda otomatis, beserta pesan kesalahan terakhir, sehingga Anda dapat memeriksa dan memperbaiki masalah tersebut