Otomasi

Otomasi memungkinkan Anda membuat aturan "jika X terjadi, lakukan Y" yang berjalan secara otomatis. Fitur ini mengeliminasi tugas-tugas repetitif dan memastikan alur kerja yang konsisten di seluruh firma hukum Anda.

Cara Kerja Otomasi#

Setiap aturan otomasi memiliki tiga bagian:

1. Pemicu (Trigger) — Peristiwa yang memulai otomasi
2. Kondisi (Conditions) (opsional) — Filter yang harus bernilai benar agar otomasi dapat berjalan
3. Tindakan (Actions) — Hal yang terjadi ketika pemicu aktif dan kondisi terpenuhi

Pemicu (Triggers)#

Kondisi (Conditions)#

Tambahkan kondisi opsional untuk mengontrol kapan otomasi dijalankan. Kondisi menggunakan logika AND — semua kondisi harus bernilai benar.

Operator yang tersedia:

• Equals — Sama persis (misalnya, tahapan sama dengan "Intake")
• Not Equals — Tidak sama dengan
• Contains — Memuat sebagian teks (misalnya, judul memuat "NDA")
• In — Cocok dengan nilai apa pun dalam daftar (misalnya, bidang praktik dalam "Corporate, Tax")
• Not In — Tidak cocok dengan nilai apa pun dalam daftar

Contoh kondisi:

• Tahapan sama dengan "Intake" — Hanya aktif saat perkara berada di tahap Intake
• Bidang praktik dalam "Family Law, Litigation" — Hanya aktif untuk bidang praktik tertentu

Tindakan (Actions)#

Tindakan dijalankan secara berurutan ketika otomasi aktif.

1. Notify (In-App)#

Kirim notifikasi di dalam aplikasi kepada anggota tim yang ditentukan.

• Pilih penerima (pengguna tertentu atau "semua anggota tim")
• Tulis pesan notifikasi
• Notifikasi akan muncul di pusat notifikasi penerima

2. Notify (Email)#

Kirim notifikasi email.

• Pilih penerima
• Tentukan subjek dan isi pesan
• Email akan dikirim secara langsung

3. Create Milestone#

Tambahkan satu milestone ke dalam perkara.

• Tentukan judul milestone dan tenggat waktu
• Pilih prioritas (Low, Medium, High, Critical)
• Tetapkan kepada anggota tim

4. Create Milestones (Batch)#

Tambahkan daftar checklist milestone sekaligus — berguna untuk alur kerja standar.

• Tentukan serangkaian milestone beserta judul dan tenggat waktu relatifnya
• Semua milestone dibuat secara bersamaan
• Sangat cocok untuk checklist orientasi/penerimaan (misalnya, "Ketika perkara mencapai tahap Intake, buat checklist intake standar")

Membuat Otomasi#

1. Buka Pengaturan → Otomasi
2. Klik Otomasi Baru
3. Atur aturan:
   • Nama — Berikan nama deskriptif untuk aturan tersebut (misalnya, "Checklist Intake untuk Litigasi")
   • Pemicu — Pilih kapan aturan akan aktif
   • Kondisi — Tambahkan filter secara opsional
   • Tindakan — Tambahkan satu atau beberapa tindakan secara berurutan
4. Klik Simpan

Otomasi akan berstatus awal Draf. Ubah menjadi Aktif jika sudah siap.

Templat Bawaan#

Tersedia lima templat yang siap digunakan:

1. New Lead Notification — Beri tahu tim saat ada prospek baru yang masuk
2. Matter Intake Checklist — Buat milestone standar saat perkara masuk ke tahap Intake
3. Stage Change Alert — Notifikasi email saat perkara berpindah tahapan
4. Lead Conversion Follow-up — Buat tugas tindak lanjut saat prospek dikonversi menjadi perkara
5. Matter Closure Checklist — Buat milestone peninjauan akhir saat perkara ditutup

Status Aturan#

Riwayat Eksekusi#

Setiap otomasi melacak:

• Total eksekusi — Berapa kali otomasi telah dipicu
• Terakhir dijalankan — Kapan otomasi terakhir kali dieksekusi
• Status eksekusi terkini — Pending, Running, Completed, atau Failed

Fitur Keamanan#

• Circuit breaker — Jika suatu aturan gagal sebanyak 5 kali berturut-turut, aturan tersebut akan dijeda secara otomatis untuk mencegah kegagalan berulang
• Mekanisme percobaan ulang — Tindakan yang gagal akan dicoba kembali sebelum ditandai sebagai gagal
• Anda akan menerima notifikasi jika aturan dijeda secara otomatis sehingga Anda dapat memeriksa dan menyelesaikan kendala tersebut