Tijdregistratie

Houd declarabele en niet-declarabele tijd bij op een dossier. Flow berekent voor elke invoer de juiste prijs volgens het geldende tarief, in de valuta van het dossier, en voegt deze toe aan het niet-gefactureerde werk van het dossier, klaar voor uw volgende factuur.

Tijdregistratie bevindt zich in elk dossier onder het tabblad Facturatie → Tijd.

Tijd registreren#

Open een dossier, ga naar het tabblad Facturatie en klik op Tijd toevoegen. U kunt ook Tijd registreren bovenaan een dossier gebruiken, of Tijd registreren op de startpagina en het dossier selecteren. Elke invoer bevat:

Datum: standaard vandaag op uw apparaat. Datums die meer dan een dag in de toekomst liggen, worden geweigerd
Duur: voer het in zoals u het voor ogen hebt. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 en 2 heures werken allemaal, en een enkel getal staat voor uren. Eén invoer kan maximaal 14 dagen bevatten
Omschrijving: de beschrijving die de cliënt op de factuur ziet
Declarabel: staat standaard aan of uit zoals ingesteld bij Nieuwe tijd standaard declarabel (Instellingen → Facturatie & tarieven). Schakel dit uit voor interne werkzaamheden. Niet-declarabele tijd wordt afzonderlijk geteld en nooit gefactureerd
Afwijkend tarief: laat dit op Automatisch staan om de onderstaande tariefregels te gebruiken, of voer een tarief in de valuta van het dossier in. 0 is toegestaan voor pro bono-werk

Klik op Invoer opslaan. Iedereen behalve gebruikers met alleen-lezenrechten (viewers) kan tijd toevoegen. U kunt uw eigen invoer bewerken of verwijderen totdat deze is gefactureerd; zodra een invoer op een definitieve factuur staat, is deze vergrendeld. Eigenaars en beheerders kunnen de tijdinvoer van een collega niet vanaf het scherm bewerken of verwijderen, dus vraag de collega om dit te corrigeren.

Dialoogvenster Tijd toevoegen met de datum, een duur van 1u30, een omschrijving, de schakelaar Declarabel ingeschakeld en Afwijkend tarief op Automatisch — Het dialoogvenster Tijd toevoegen. "1h30" wordt gelezen als 1,5 uur.

De timer#

In plaats van handmatig een duur in te voeren, klikt u op Timer starten op het tabblad Tijd van het dossier. U kunt één timer tegelijk laten lopen. Terwijl deze loopt, toont een balk bovenaan elke pagina het dossier, de verstreken tijd en Stoppen & opslaan, zodat u deze niet uit het oog verliest wanneer u door de app navigeert.

Stoppen & opslaan, in de balk of in het dossier, opent het dialoogvenster Timer stoppen en opslaan met de verstreken tijd al ingevuld. Pas de duur aan, schrijf de omschrijving en kies vervolgens:

Invoer opslaan stopt de timer en slaat de invoer in één stap op
Lopend houden sluit het dialoogvenster en laat de timer doorlopen
Timer verwijderen vraagt om bevestiging en gooit de tijd vervolgens weg

Een timer die binnen enkele seconden wordt gestopt, slaat één minuut op. Een timer die langer dan 14 dagen blijft lopen, kan niet worden opgeslagen zoals hij is: voer de tijd in die u daadwerkelijk hebt gewerkt. Als de timer al ergens anders is gestopt (bijvoorbeeld in een ander tabblad), wordt er niets opgeslagen en geeft Flow u een melding.

Dialoogvenster Timer stoppen en opslaan met een duur van 45 min, een omschrijving en de knoppen Timer verwijderen, Lopend houden en Invoer opslaan — Timer stoppen en opslaan: de verstreken tijd is al ingevuld.

Tip

Als een timer langer dan 8 uur heeft gelopen, wordt de balk rood en wordt gevraagd of u nog steeds aan het werk bent. Zo merkt u een timer die u vergeten bent te stoppen tijdig op.

Concept opstellen met AI#

Typ in het dialoogvenster voor tijdinvoer een beknopte notitie bij Omschrijving en klik vervolgens op Concept opstellen met AI. Flow zet de notitie om in een verzorgde facturatie-omschrijving, waarbij de titel en beschrijving van het dossier als context worden gebruikt. U controleert en bewerkt het resultaat voordat u het opslaat, en invoer die is opgeslagen met een AI-concept toont een AI-badge. Dit verbruikt AI-tegoeden.

Hoe tarieven worden bepaald#

Wanneer het tarief op Automatisch staat, gebruikt Flow het meest specifieke tarief dat beschikbaar is:

Een tarief dat is ingevoerd bij Afwijkend tarief op de invoer
Het cliënttarief voor die behandelaar
Het standaardtarief van de cliënt
Het medewerkerstarief van de behandelaar
Het standaard uurtarief van het kantoor

Eigenaars en beheerders stellen het standaardtarief, de valuta en de medewerkerstarieven van het kantoor in via Instellingen → Facturatie & tarieven. Cliënttarieven worden ingesteld op de contactpagina van de cliënt, op de kaart Facturatietarieven (zie Cliëntaccounts).

Een tarief is alleen van toepassing in zijn eigen valuta. Kantoor- en medewerkerstarieven zijn in de valuta van het kantoor, en cliënttarieven in de valuta van de cliënt. Als een dossier in ponden factureert en uw tarieven in euro's zijn, toont de tijd Tarief vereist en verschijnt er een melding; Flow zal een tarief van € 250 nooit automatisch omzetten naar £ 250. Stel cliënttarieven in die valuta in, of voer een afwijkend tarief in bij elke invoer.

Het tarief wordt vastgelegd op de invoer wanneer u deze registreert; een latere tariefwijziging herberekent de tijd uit het verleden dus niet. Om één invoer opnieuw te berekenen, voert u een afwijkend tarief in.

Opmerking

Een declarabele invoer zonder tarief toont Tarief vereist en wordt buiten facturen gehouden in plaats van voor nul te worden gefactureerd. Wanneer Instellingen → Facturatie & tarieven, de Facturatietarieven van een cliënt of de Valuta cliënt worden opgeslagen, krijgen invoeren die nog geen tarief hadden er alsnog een, en de bevestiging vermeldt om hoeveel invoeren het gaat.

Eenheden en afronding#

In Instellingen → Facturatie & tarieven kunt u de Facturatie-eenheid (1 min, 6 min of 15 min) en de Afronding (Naar boven afronden, Dichtstbijzijnde, of Geen afronding) instellen. Declarabele tijd wordt afgerond op de eenheid wanneer u de invoer opslaat, en de daadwerkelijk gewerkte tijd blijft ook bewaard. Bij 6 minuten naar boven afgerond wordt 7 minuten gefactureerd als 0,2 uur.

Status van invoer#

Status	Betekenis
Concept	Geregistreerd, nog niet gefactureerd. Dit komt op de volgende factuur als het declarabel is, een tarief heeft en in de valuta van het dossier staat. Dit staat los van een conceptfactuur
Gefactureerd	Op een definitieve factuur geplaatst en vergrendeld. Als die factuur wordt geannuleerd, krijgt de invoer weer de status niet-gefactureerd

Flow heeft ook de statussen Goedgekeurd en Afgeschreven, maar er is geen knop om deze in de app in te stellen, dus u zult ze zelden zien. Goedgekeurde tijd wordt gefactureerd zoals Concepttijd.

Tabblad Tijd van dossier met niet-gefactureerde tijd en waarde bovenaan en invoeren gemarkeerd als Concept of Gefactureerd — Het tabblad Tijd: niet-gefactureerde uren en waarde bovenaan, en elke invoer met bijbehorende status.

Niet-gefactureerd werk#

Het tabblad Tijd toont doorlopende totalen voor het dossier:

Niet-gefactureerde tijd: declarabele uren die nog niet op een definitieve factuur staan, na afronding
Niet-gefactureerde waarde: wat die tijd waard is volgens de tarieven die op elke invoer zijn vastgelegd. Tijd die in een andere valuta is geregistreerd, wordt ernaast weergegeven en nooit opgeteld
Niet-declarabel: uren geregistreerd als niet-declarabel

Niet-gefactureerde tijd en verschotten vormen samen het onderhanden werk (OHW) van het dossier, waaruit een factuur wordt opgebouwd. Zie Facturatie.

Opmerking

Bij een dossier met als honorariumafspraak Vast tarief of No cure, no pay, wordt tijd wel geregistreerd maar nooit gefactureerd. Gebruik Op uurbasis of Hybride als tijd gefactureerd moet worden.

Zoekt u informatie over hoe u betaalt voor Lawzana Flow zelf, uw abonnement en gebruikerslicenties? Dat wordt behandeld in Facturatie & abonnementen.