Tijdschrijven

Registreer declarabele en niet-declarabele tijd rechtstreeks op een dossier, waarbij tarieven automatisch worden toegepast en totalen direct doorvloeien naar uw facturen.

Tijdschrijven vindt u in elk dossier onder het tabblad Facturatie → Tijd.

Tijd registreren#

Open een dossier, ga naar het tabblad Facturatie en gebruik Tijd toevoegen om een invoer vast te leggen. Elke invoer bevat:

Datum — wanneer de werkzaamheden zijn uitgevoerd
Duur — accepteert flexibele formaten: 2.4h, 144m of 2:24
Omschrijving — de toelichting die op de factuur van de cliënt verschijnt
Declarabel — schakel dit uit voor tijd die u niet van plan bent in rekening te brengen
Tarief — laat dit op Automatisch staan om het bepaalde tarief te gebruiken (zie hieronder), of stel een eenmalige afwijking in

Elk lid kan tijd toevoegen. U kunt uw eigen concept- en goedgekeurde invoeren bewerken of verwijderen; zodra een invoer is gefactureerd, wordt deze vergrendeld.

De timer#

In plaats van handmatig een tijdsduur in te voeren, kunt u Start timer gebruiken op het tabblad Facturatie van het dossier. Vervolgens verschijnt er op elke pagina bovenaan een balk met een actieve timer, zodat u deze niet kwijtraakt wanneer u weg navigeert. Deze toont het dossier waarop u de tijd bijhoudt en de verstreken tijd; klik op Stoppen en opslaan om de tijd als conceptinvoer op te slaan.

Tip

Als een timer langer dan 8 uur actief is, wordt de balk rood en herinnert deze u eraan dat hij nog steeds loopt — handig om een vergeten timer op te merken.

Opstellen met AI#

In het invoerscherm voor tijd zet Opstellen met AI een beknopte notitie om in een heldere, professionele declaratieomschrijving. U controleert en bewerkt het resultaat altijd voordat u het opslaat, en door AI opgestelde invoeren worden gemarkeerd met een AI-badge. Dit verbruikt AI-credits — zie AI-functies.

Hoe tarieven worden bepaald#

Wanneer u tijd registreert op Automatisch, bepaalt Flow het tarief in de volgende volgorde, van meest specifiek naar minst specifiek:

Het tarief van de behandelaar voor deze cliënt (afwijkend tarief per cliënt en per advocaat)
Het standaardtarief van de cliënt
Het eigen standaardtarief van de behandelaar
Het standaardtarief van het kantoor

Het tarief wordt direct bij de invoer vastgelegd, zodat latere tariefwijzigingen nooit van invloed zijn op eerder geschreven tijd.

U stelt de standaardwaarden voor het kantoor en de medewerkers in via Instellingen → Facturatie & tarieven, en tarieven per cliënt op de cliëntkaart in Contacten.

Opmerking

Als een declarabele invoer nog geen tarief heeft, brengt Flow deze niet in rekening tegen nul — deze wordt buiten facturen gehouden totdat u een tarief instelt. Er verschijnt een melding die u vraagt tarieven in te stellen wanneer dit gebeurt.

Eenheden en afronding#

In Instellingen → Facturatie & tarieven kunt u de facturatie-eenheid (6, 12, 15, 30 of 60 minuten) en afronding (Naar boven, Dichtstbijzijnde of Geen) instellen. Tijdsduren worden afgerond op de gekozen eenheid zodra de tijd wordt gewaardeerd.

Status van invoer#

Status	Betekenis
Concept	Geregistreerd, nog niet goedgekeurd
Goedgekeurd	Gecontroleerd en gereed om te factureren
Gefactureerd	Opgenomen op een factuur — vergrendeld voor bewerkingen
Afgeboekt	Bewust niet in rekening gebracht

Onderhanden werk (OHW)#

Het overzicht Tijd toont actuele totalen voor het dossier:

Niet-gefactureerde tijd — uren die nog niet op een factuur staan
Niet-gefactureerde waarde — wat die tijd waard is op basis van de huidige tarieven
Niet-declarabel — uren die als niet-declarabel zijn geregistreerd

Niet-gefactureerde tijd en verschotten vormen samen uw onderhanden werk (OHW), waaruit een factuur wordt opgebouwd. Zie Facturatie.

Opmerking

Zoekt u informatie over hoe u voor Lawzana Flow zelf betaalt — uw abonnement en gebruikerslicenties? Dit wordt behandeld in Facturatie & abonnementen.