Was dieses Video zeigt
- Website, Kontaktseite, Lawzana Directory: Jede Anfrage landet hier.
- Ploy wird benachrichtigt, egal über welchen Kanal.
- Zwei Minuten später antwortet der Assistent für die Mandantenaufnahme mit einem sicheren Link.
- Beim Mittagessen beantwortet Lukas die Fragen zur Immobilie.
- Er lädt vier Dokumente hoch. Kein Konto, keine App.
- Dann teilt er Ploy mit, dass er für ein Gespräch bereit ist.
- Am nächsten Morgen ist die Anfrage von selbst einen Schritt weiter.
- Flow hat ihn und den Bauträger auf Interessenkonflikte geprüft.
- Die KI hat alle vier Dokumente gelesen: eine Zusammenfassung und die wichtigsten Fakten.
- Fragen Sie, was im Gespräch zu klären ist. Jeder Punkt enthält einen Seitenverweis.
- Nach dem Gespräch hält Ploy es in einer Zeile fest.
- Das Schreiben basiert auf der Immobilienvorlage der Kanzlei. Mandant, Mandat und Honorar sind bereits eingetragen.
- Wenn Lukas zustimmt, wird aus der Anfrage mit einem Klick ein Mandat.
- Seine Angaben, Dokumente und die wichtigsten Fakten sind bereits hinterlegt.
Was dieses Video zeigt
- Alle Mandate auf einem Board – von der Aufnahme bis zur Unterzeichnung.
- Ploy zieht Lukas’ Kauf in die Phase „Prüfung“.
- Sie trägt das Unterzeichnungsdatum einmal ein – mit einer Erinnerung 3 Tage vorher.
- Sie erscheint zusammen mit allen anderen Fristen im Kanzleikalender.
- Sie teilt das Mandat über ein sicheres Portal mit Lukas.
- Er schickt den überarbeiteten SPA dorthin, nicht per E-Mail.
- Am nächsten Morgen zeigt die Startseite, was sich geändert hat und was fällig ist.
- In wenigen Sekunden ist die Zeit für das Mandat erfasst.
- Aus dem Pauschalhonorar wird eine Rechnung – fertiggestellt und direkt aus dem Mandat per E-Mail an Lukas gesendet.
Was dieses Video zeigt
- Ploy wendet das Kaufvertrags-Playbook auf den SPA-Entwurf an.
- Sechs Prüfungen in einem Durchgang, jeweils mit Status.
- Jede Feststellung zitiert die Klausel, benennt das Risiko und schlägt eine Formulierung vor.
- Gleichen Sie jedes Zitat selbst mit der Seite ab.
- Playbooks gibt es vorgefertigt für jedes Rechtsgebiet. Jede Regel lässt sich bearbeiten.
- Das Fact Grid stellt Datumsangaben, Parteien und Beträge aus allen vier Dokumenten gegenüber.
- Die Preisänderung fällt auf.
- Stellen Sie in einfachen Worten eine Frage zum gesamten Mandat.
- Die Antwort stützt sich auf drei Dokumente und nennt jeweils die Seite als Quelle.
- Lassen Sie anschließend die E-Mail mit dem aktuellen Stand an Lukas entwerfen.
Erste Schritte mit Lawzana Flow
Willkommen bei Lawzana Flow, der Praxisverwaltungssoftware für Einzelanwälte und kleine Kanzleien. Leads, Akten, Dokumente, Zeiterfassung, Rechnungen und das Mandantenportal befinden sich an einem zentralen Ort – unterstützt durch KI, die Ihre Dokumente liest und Sie beim Formulieren unterstützt. Diese Anleitung führt Sie durch Ihre ersten Schritte.
Erstellen Ihres Kontos#
Jede Kanzlei beginnt mit dem Free-Tarif. Es gibt keinen Testzeitraum, der abläuft, und Sie müssen keine Kreditkarte angeben.
- Besuchen Sie flow.lawzana.com und klicken Sie auf Create your free account
- Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort, den Namen Ihrer Kanzlei und deren Hauptrechtsgebiet ein (oder klicken Sie auf Continue with Google oder Continue with Microsoft)
- Teilen Sie uns optional mit, was Sie zu Flow führt, oder überspringen Sie diesen Schritt
- Wenn Sie sich per E-Mail registriert haben, klicken Sie auf den Bestätigungslink, den wir Ihnen senden, und melden Sie sich an
Sie gelangen auf die Seite Home, auf der eine kurze Checkliste namens Get set up Ihre ersten Schritte vorschlägt: Legen Sie Ihre erste Akte an, fügen Sie die nächste Frist hinzu, laden Sie ein Dokument hoch und laden Sie ein Teammitglied ein oder teilen Sie Inhalte mit Mandanten. Es gibt zudem den Schritt Set up invoicing, den nur Inhaber und Administratoren abschließen können; für alle anderen wird er bereits als erledigt angezeigt. Sie können die Schritte in beliebiger Reihenfolge ausführen oder die Karte ausblenden. Die Karte enthält außerdem einen Link, über den Sie ein kostenloses Einrichtungsgespräch mit unserem Team buchen können.
Ihr Arbeitsbereich enthält zunächst eine Beispielakte und einen Beispiel-Lead mit der Kennzeichnung „Demo“, damit Sie sich umsehen können. Inhaber und Administratoren können diese über Clear demo data auf der Einrichtungskarte entfernen; Flow entfernt eine unberührte Beispielakte zudem automatisch nach 30 Tagen.
Flow ist auf Englisch, Spanisch und Französisch verfügbar. Wechseln Sie die Sprache über das Menü unter Ihrem Namen.
Rechnungsstellung einrichten#
Wenn Sie Mandanten über Flow abrechnen möchten, führen Sie diesen Schritt einmalig durch, bevor Zeiten erfasst werden. Der Schritt Set up invoicing auf der Karte Get set up öffnet Settings → Invoicing & rates, wo Inhaber oder Administratoren Folgendes festlegen:
- Ihre Abrechnungswährung, den Standard-Stundensatz und Zahlungsziele
- Das Abrechnungsintervall und die Rundungsregeln für Zeiten
- Einen Stundensatz für jeden Honorarverdiener
- Den Standard-Steuersatz und die auf Rechnungen angezeigte Steuerbezeichnung (z. B. MwSt.)
- Das Rechnungsnummern-Präfix und die Steuernummer Ihrer Kanzlei
- Zahlungshinweise, wie etwa Ihre Bankverbindung, die auf jeder Rechnung abgedruckt werden
Klicken Sie auf Save invoicing settings. Der Schritt wird abgehakt, sobald dieses Formular gespeichert wurde oder sobald Ihre Kanzlei über eine Rechnung verfügt. Die Seite Billing in der Seitenleiste zeigt dieselben ersten Schritte an, bis ein Eintrag erfasst wurde. Siehe Einstellungen und Rechnungsstellung.
Über das Lawzana-Verzeichnis beitreten#
Wenn Ihre Kanzlei auf lawzana.com gelistet ist, müssen Sie sich nicht separat registrieren. Klicken Sie in Ihrem Lawzana-Dashboard bei einem Lead auf Open in Flow:
- Beim ersten Mal: Ein Bestätigungsbildschirm zeigt die Kanzlei, den Lead und den Speicherort Ihrer Dokumente an (Vereinigte Staaten, Europa oder Asien-Pazifik, vorausgewählt anhand des Landes Ihrer Kanzlei; dies kann später nicht mehr geändert werden). Flow erstellt anschließend Ihren Free-Arbeitsbereich, meldet Sie ohne Passwort an und öffnet den Lead. Leads und Nachrichten der letzten 90 Tage werden übernommen; wählen Sie Import older leads too, wenn Sie weitere importieren möchten.
- Danach: Sobald Ihre Kanzlei verbunden ist, führt Open in Flow direkt zur Akte des Leads.
Bei diesem Ablauf gibt es keinen Einrichtungsassistenten. Ein kostenpflichtiger Tarif im Verzeichnis erweitert Ihren Arbeitsbereich zudem um Flow-Plätze und KI-Guthaben (siehe Abrechnung & Tarife).
Region für Dateispeicherung#
| Region | Standort |
|---|---|
| United States | Iowa, Vereinigte Staaten |
| Europe | Belgien |
| Asia Pacific | Singapur |
Kanzleien, die sich direkt auf flow.lawzana.com registrieren, speichern ihre Dateien in der Region Europa. Sie finden Ihre Region unter Settings → General im Abschnitt File Storage Region.
Home#
Home ist Ihre Startseite. Während der Einrichtung sehen Sie hier die Checkliste Get set up. Im Kanzleialltag zeigt sie Needs attention, Deadlines & hearings, Leads mit dem Status Waiting for a reply, Matter updates, My week und Ihre Lead-Reminders – inklusive Schnellzugriffsschaltflächen zum Anlegen einer Akte, Erfassen von Zeit, Hinzufügen einer Frist oder Hochladen einer Datei.
Navigation#
Die linke Seitenleiste bietet Ihnen schnellen Zugriff auf alle Bereiche:
| Bereich | Funktion |
|---|---|
| Home | Ihre Einrichtungs-Checkliste und wichtige Aufgaben für heute |
| Leads | Potenzielle Mandanten und Anfragen |
| Matters | Ihre laufenden Fälle und Akten |
| Calendar | Fristen und Lead-Erinnerungen |
| Contacts | Personen und Unternehmen |
| Documents | Ihre Files, Drafts & templates sowie Prompts & playbooks |
| Assistant | Vollbild-Chat mit dem KI-Assistenten |
| Email Review | Weitergeleitete E-Mails, die darauf warten, von Ihnen abgelegt zu werden (wird nur angezeigt, wenn Einträge vorhanden sind) |
| Billing | Noch nicht abgerechnete Leistungen, offene Rechnungen, Zahlungen, Anderkonten und der Buchhaltungsexport (Inhaber und Administratoren) |
| Conflicts | Kollisionsprüfungen (Inhaber und Administratoren; andere sehen diesen Punkt nur bei einer ausstehenden Prüfung) |
| Notifications | Aktuelle Benachrichtigungen und Updates |
| Help | Hilfe und Dokumentation |
| Settings | Kanzleikonfiguration (Inhaber und Administratoren) |
Ihre erste Akte#
- Rufen Sie in der Seitenleiste Leads auf
- Klicken Sie auf New Lead und geben Sie die Daten des potenziellen Mandanten ein
- Sobald der Lead zum Mandanten wird, klicken Sie auf der Lead-Seite auf Convert
- Vergeben Sie einen Titel für die Akte und klicken Sie auf Create Matter
Oder erstellen Sie eine Akte direkt:
- Rufen Sie in der Seitenleiste Matters auf
- Klicken Sie auf New matter
- Tragen Sie den Titel und den Namen des Mandanten ein, optional auch das Rechtsgebiet und die nächste Frist
- Die Akte wird in der Standardphase Ihrer Pipeline angelegt
Hochladen Ihres ersten Dokuments#
- Öffnen Sie eine Akte und wechseln Sie zum Reiter Documents
- Klicken Sie auf Upload oder nutzen Sie Drag & Drop
- Unterstützte Formate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mail-Dateien (.eml, .msg), Textdateien und Bilder
- Maximale Dateigröße: 25 MB
- Nach dem Hochladen liest Lawzana Flow unterstützte Dokumente und extrahiert die wichtigsten Fakten (Daten, Namen, Beträge, Ansprüche)
Anschließend können Sie:
- Mit einem Klick eine Zusammenfassung erstellen (Generate Summary)
- Die wichtigsten Fakten (key facts) samt Quellennachweis prüfen
- Per Chat Fragen zum Dokumenteninhalt stellen (Chat with the document)
Was kommt als Nächstes?#
- Lead-Management: Erfahren Sie, wie Sie Ihre Lead-Pipeline verwalten
- Aktenverwaltung: Organisieren Sie Fälle mit Kanban-Boards
- KI-Funktionen: Entdecken Sie die KI-gestützte Dokumentenanalyse
- Team & Rollen: Richten Sie Ihr Team mit den passenden Berechtigungen ein
- Rechnungsstellung: Rechnen Sie Ihre Leistungen direkt aus einer Akte ab
- Einstellungen: Konfigurieren Sie die Arbeitsabläufe Ihrer Kanzlei