Was dieses Video zeigt
- Website, Kontaktseite, Lawzana Directory: Jede Anfrage landet hier.
- Ploy wird benachrichtigt, egal über welchen Kanal.
- Zwei Minuten später antwortet der Assistent für die Mandantenaufnahme mit einem sicheren Link.
- Beim Mittagessen beantwortet Lukas die Fragen zur Immobilie.
- Er lädt vier Dokumente hoch. Kein Konto, keine App.
- Dann teilt er Ploy mit, dass er für ein Gespräch bereit ist.
- Am nächsten Morgen ist die Anfrage von selbst einen Schritt weiter.
- Flow hat ihn und den Bauträger auf Interessenkonflikte geprüft.
- Die KI hat alle vier Dokumente gelesen: eine Zusammenfassung und die wichtigsten Fakten.
- Fragen Sie, was im Gespräch zu klären ist. Jeder Punkt enthält einen Seitenverweis.
- Nach dem Gespräch hält Ploy es in einer Zeile fest.
- Das Schreiben basiert auf der Immobilienvorlage der Kanzlei. Mandant, Mandat und Honorar sind bereits eingetragen.
- Wenn Lukas zustimmt, wird aus der Anfrage mit einem Klick ein Mandat.
- Seine Angaben, Dokumente und die wichtigsten Fakten sind bereits hinterlegt.
Was dieses Video zeigt
- Alle Mandate auf einem Board – von der Aufnahme bis zur Unterzeichnung.
- Ploy zieht Lukas’ Kauf in die Phase „Prüfung“.
- Sie trägt das Unterzeichnungsdatum einmal ein – mit einer Erinnerung 3 Tage vorher.
- Sie erscheint zusammen mit allen anderen Fristen im Kanzleikalender.
- Sie teilt das Mandat über ein sicheres Portal mit Lukas.
- Er schickt den überarbeiteten SPA dorthin, nicht per E-Mail.
- Am nächsten Morgen zeigt die Startseite, was sich geändert hat und was fällig ist.
- In wenigen Sekunden ist die Zeit für das Mandat erfasst.
- Aus dem Pauschalhonorar wird eine Rechnung – fertiggestellt und direkt aus dem Mandat per E-Mail an Lukas gesendet.
Was dieses Video zeigt
- Ploy wendet das Kaufvertrags-Playbook auf den SPA-Entwurf an.
- Sechs Prüfungen in einem Durchgang, jeweils mit Status.
- Jede Feststellung zitiert die Klausel, benennt das Risiko und schlägt eine Formulierung vor.
- Gleichen Sie jedes Zitat selbst mit der Seite ab.
- Playbooks gibt es vorgefertigt für jedes Rechtsgebiet. Jede Regel lässt sich bearbeiten.
- Das Fact Grid stellt Datumsangaben, Parteien und Beträge aus allen vier Dokumenten gegenüber.
- Die Preisänderung fällt auf.
- Stellen Sie in einfachen Worten eine Frage zum gesamten Mandat.
- Die Antwort stützt sich auf drei Dokumente und nennt jeweils die Seite als Quelle.
- Lassen Sie anschließend die E-Mail mit dem aktuellen Stand an Lukas entwerfen.
Erste Schritte mit Lawzana Flow
Willkommen bei Lawzana Flow, der Kanzleimanagement-Software für Einzelanwälte und kleinere Kanzleien. Leads, Akten, Dokumente, Zeiterfassung, Rechnungen und das Mandantenportal an einem zentralen Ort – unterstützt von einer KI, die Ihre Dokumente liest und Sie beim Verfassen von Texten unterstützt. Dieser Leitfaden führt Sie durch Ihre ersten Schritte.
Erstellen Ihres Kontos#
Jede Kanzlei beginnt mit dem Free-Tarif. Es gibt keine Testphase, die abläuft, und Sie müssen keine Kreditkarte angeben.
- Rufen Sie flow.lawzana.com auf und klicken Sie auf Kostenloses Konto erstellen
- Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort, den Namen Ihrer Kanzlei und deren Haupttätigkeitsbereich ein (oder klicken Sie auf Weiter mit Google bzw. Weiter mit Microsoft)
- Teilen Sie uns optional mit, was Sie zu Flow führt, oder überspringen Sie diesen Schritt
- Wenn Sie sich per E-Mail registriert haben, klicken Sie auf den Bestätigungslink, den wir Ihnen zusenden, und melden Sie sich anschließend an
Sie gelangen auf die Startseite, auf der Ihnen eine kurze Checkliste zur Ersteinrichtung die ersten Schritte vorschlägt:
- Verbinden Sie Ihre anderen Lead-Quellen (Inhaber und Administratoren)
- Bearbeiten Sie Ihren ersten Lead
- Richten Sie Ihre Buchungsseite ein
- Laden Sie ein Teammitglied ein oder teilen Sie Inhalte mit einem Mandanten
- Erstellen Sie Ihre erste Akte
Kanzleien, die mit dem Lawzana Directory verbunden sind, sehen zudem vorab Verbinden Sie Ihr Profil im Lawzana Directory und Aktivieren Sie die automatische Mandantenaufnahme (Inhaber und Administratoren). Jeder Schritt wird abgehakt, sobald Flow erkennt, dass er abgeschlossen ist. Sie können die Schritte in beliebiger Reihenfolge ausführen oder auf Checkliste ausblenden klicken. Auf der Karte finden Sie außerdem die Option Kostenloses Einrichtungsgespräch buchen mit unserem Team.
Ihr Arbeitsbereich enthält zu Beginn eine Beispielakte und einen Beispiel-Lead, die als „Demo“ gekennzeichnet sind, damit Sie sich in Ruhe umsehen können. Inhaber und Administratoren können diese über Demodaten löschen auf der Einrichtungskarte entfernen; Flow entfernt eine unberührte Beispielakte zudem nach 30 Tagen automatisch.
Flow ist auf Englisch, Spanisch, Französisch, Türkisch und Thailändisch verfügbar. Sie können die Sprache über das Menü unter Ihrem Namen wechseln.
Verbinden Sie Ihre Lead-Quellen#
Führen Sie jede Anfrage als Lead in Flow zusammen. Ein Inhaber oder Administrator öffnet Einstellungen → Lead-Quellen (der Schritt Verbinden Sie Ihre anderen Lead-Quellen führt direkt dorthin):
- Kopieren Sie Ihre Anfrageadresse
- Wählen Sie unter So richten Sie es ein aus, wo Ihre Anfragen eingehen (Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow oder andere Verzeichnisse und Plattformen), und folgen Sie den Schritten. Oder klicken Sie auf Diese Schritte per E-Mail an meine Web-Zuständigen senden
- Aktivieren Sie Mandantenaufnahme automatisch starten, damit jede neue Anfrage Ihr Aufnahmeformular erhält
Dieselbe Seite verlinkt auch zu Ihrem Website-Formular, Ihrer Kontaktseite, Ihrer Buchungsseite und zu Zapier. Der Schritt wird abgehakt, sobald ein echter Lead über einen dieser Kanäle eingeht. Siehe Integrationen.
Rechnungsstellung einrichten#
Wenn Sie Mandanten direkt über Flow abrechnen möchten, führen Sie diesen Schritt einmalig durch, bevor jemand Zeiten erfasst. Ein Inhaber oder Administrator öffnet Einstellungen → Abrechnung & Stundensätze und legt Folgendes fest:
- Ihre Abrechnungswährung, den Standard-Stundensatz und die Zahlungsbedingungen
- Das Abrechnungsintervall und die Rundung für Zeiteinträge
- Einen Stundensatz für jeden Leistungserbringer
- Den Standard-Steuersatz und die Steuerbezeichnung, die auf Rechnungen ausgewiesen wird (z. B. MwSt.)
- Das Rechnungsnummernpräfix und die Steuernummer/USt-IdNr. Ihrer Kanzlei
- Zahlungshinweise, wie z. B. Ihre Bankverbindung, die auf jeder Rechnung aufgedruckt werden
Klicken Sie auf Abrechnungseinstellungen speichern. Solange noch keine Zeiten erfasst wurden, zeigt die Seite Abrechnung in der Seitenleiste Stellen Sie Ihrem ersten Mandanten eine Rechnung in drei Schritten: Abrechnung einrichten, Zeit für eine Akte erfassen und Rechnung erstellen und versenden. Siehe Einstellungen und Rechnungsstellung.
Übertritt aus dem Lawzana Directory#
Wenn Ihre Kanzlei auf lawzana.com gelistet ist, müssen Sie sich nicht separat registrieren. Klicken Sie bei einem Lead in Ihrem Lawzana-Dashboard auf In Flow öffnen:
- Beim ersten Mal: Ein Bestätigungsbildschirm zeigt die Kanzlei, den Lead und den Speicherort für Ihre Dokumente an (Vereinigte Staaten, Europa oder Asien-Pazifik, vorausgewählt anhand des Landes Ihrer Kanzlei; dies kann später nicht mehr geändert werden). Flow erstellt daraufhin Ihren kostenlosen Arbeitsbereich, meldet Sie ohne Passwort an und öffnet den Lead. Leads und Nachrichten der letzten 90 Tage werden direkt mit übernommen; wählen Sie Auch ältere Leads importieren, wenn Sie weitere Daten übernehmen möchten.
- Danach: Sobald Ihre Kanzlei verknüpft ist, führt In Flow öffnen direkt zur Akte des Leads.
Auf diesem Weg gibt es keinen Einrichtungsassistenten. Ein kostenpflichtiger Directory-Tarif schaltet Ihrem Arbeitsbereich zudem Flow-Arbeitsplätze und KI-Guthaben frei (siehe Abrechnung & Tarife).
Region für die Dateispeicherung#
| Region | Standort |
|---|---|
| Vereinigte Staaten | Iowa, Vereinigte Staaten |
| Europa | Belgien |
| Asien-Pazifik | Singapur |
Kanzleien, die sich direkt auf flow.lawzana.com registrieren, speichern ihre Dateien in der Region Europa. Sie können Ihre Region unter Einstellungen → Allgemein im Bereich Region für die Dateispeicherung einsehen.
Startseite#
Die Startseite ist Ihre Ausgangsbasis. Während der Ersteinrichtung sehen Sie hier die Checkliste zur Ersteinrichtung. Im Kanzleialltag zeigt sie Handlungsbedarf, Fristen & Termine, Leads mit dem Status Wartet auf Antwort, Aktualisierungen zu Akten, Meine Woche und Ihre Lead-Erinnerungen sowie Schnellschaltflächen zum Anlegen einer Akte, Erfassen von Zeit, Hinzufügen einer Frist oder Hochladen einer Datei.
Navigation#
Die linke Seitenleiste bietet Ihnen schnellen Zugriff auf alle Bereiche:
| Bereich | Funktion |
|---|---|
| Startseite | Ihre Einrichtungs-Checkliste und Aufgaben, die heute Aufmerksamkeit erfordern |
| Leads | Potenzielle Mandanten und Anfragen |
| Akten | Ihre aktiven Fälle und Mandate |
| Kalender | Fristen und Lead-Erinnerungen |
| Kontakte | Personen und Unternehmen |
| Dokumente | Ihre Dateien, Entwürfe & Vorlagen sowie Prompts & Playbooks |
| Assistent | Vollbild-Chat mit dem KI-Assistenten |
| E-Mail-Prüfung | Weitergeleitete E-Mails, die darauf warten, abgelegt zu werden, sowie E-Mails, die Ihre Anfrageadresse für Inhaber und Administratoren zurückgelegt hat (wird nur angezeigt, wenn Einträge vorhanden sind) |
| Abrechnung | Nicht abgerechnete Leistungen, offene Rechnungen, Zahlungen, Anderkonten und der Export für Ihren Steuerberater (Inhaber und Administratoren) |
| Kollisionen | Kollisionsprüfungen (Inhaber und Administratoren; andere sehen den Bereich nur, wenn eine Kollision ansteht) |
| Benachrichtigungen | Aktuelle Hinweise und Updates |
| Hilfe | Support und Dokumentation |
| Einstellungen | Kanzleikonfiguration (Inhaber und Administratoren) |
Ihre erste Akte#
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Leads
- Klicken Sie auf Neuer Lead und geben Sie die Daten des potenziellen Mandanten ein
- Wenn aus dem Lead ein Mandant wird, klicken Sie auf der Seite des Leads auf Konvertieren
- Vergeben Sie einen Titel für die Akte und klicken Sie auf Akte erstellen
Oder erstellen Sie eine Akte direkt:
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Akten
- Klicken Sie auf Neue Akte
- Tragen Sie den Titel und den Namen des Mandanten ein, optional auch das Rechtsgebiet und die nächste Frist
- Die Akte wird in der Standardphase Ihrer Pipeline angelegt
Hochladen Ihres ersten Dokuments#
- Öffnen Sie eine Akte und wechseln Sie auf den Reiter Dokumente
- Klicken Sie auf Hochladen oder ziehen Sie Dateien per Drag & Drop hinein
- Unterstützte Formate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mail-Dateien (.eml, .msg), Textdateien und Fotos
- Maximale Dateigröße: 25 MB
- Nach dem Hochladen liest Lawzana Flow unterstützte Dokumente und extrahiert die wichtigsten Fakten (Daten, Namen, Beträge, Ansprüche)
Anschließend können Sie:
- Mit einem Klick eine Zusammenfassung generieren
- Die Kernfakten jeweils mit ihrer Quellenangabe einsehen
- Mit dem Dokument chatten, um Fragen zu dessen Inhalt zu stellen
Wie geht es weiter?#
- Lead-Management: Erfahren Sie, wie Sie Ihre Lead-Pipeline verwalten
- Aktenverwaltung: Strukturieren Sie Fälle mithilfe von Kanban-Boards
- KI-Funktionen: Entdecken Sie die KI-gestützte Dokumentenanalyse
- Team & Rollen: Richten Sie Ihr Team mit den passenden Berechtigungen ein
- Rechnungsstellung: Rechnen Sie Ihre Mandanten direkt aus einer Akte ab
- Einstellungen: Konfigurieren Sie die Workflows Ihrer Kanzlei